Opis poslova za radno mesto:
ADMINISTRATIVNI MENADŽER – DKTI Bioenergija
Beograd
Potreban stepen stručne spreme:
- VII stepen stručne spreme, završen ekonomski, pravni ili filološki fakultet, fakultet organizacionih nauka ili fakultet za menadžment.
Strani jezik:
- Odlično usmeno i pisano znanje srpskog jezika;
- Odlično usmeno i pisano znanje engleskog jezika;
- Dodatno poznavanje nemačkog jezika predstavlja prednost.
Radno iskustvo:
- Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima;
- Prednost predstavlja iskustvo u radu sa SAP.
Zaduženja
Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:
- Neometano poslovanje sekretarijata;
- Dobar protok informacija;
- Dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica i čitave kancelarije;
- Odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju;
- Propisno rukovanje projektnom kasom i finansijskim poslovima u projektu;
- Menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim OuR pravilima.
Poslovi:
Svi navedeni poslovi sprovode se u bliskom dogovoru sa vođom projekta.
Poslovi vezani za projektne aktivnosti:
- Pružanje podrške u vezi sa monitoringom i evaluacijom napretka projekta;
- Pružanje podrške prilikom monitoringa implementacije lokalnih donacija za odabrane nevladine organizacie i regionalne agencije za razvoj;
- Podrška rukovodstvu projekta u praćenju radnih naloga (Arbeitsauftrag) i radnih paketa (Leistungspaket);
- Podrška u praćenju EU kofinasirajućeg projekta KeepWarm;
- Podrška rukovodstvu projekta u komunikaciji sa političkim i ostalim partnerima projekta.
Opšti poslovi:
- Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
- Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
- Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija, studijskih putovanja i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.);
- Organizacija putovanja (nabavka avio kartata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
- Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
- Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
- Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
- Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
- Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
- Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
- Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
- Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
- Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
- Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
- Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
- Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
- Provera izvoda iz banke;
- Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog i godišnjeg budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti;
- Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
- Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
- Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
- Obavljanje administrativnih poslova oko implementacije projektnih aktivnosti;
- Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
- Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
- Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
- Obavljanje i drugih naloženih poslova.
Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom.
Znanja/stručna osposobljenost:
- Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office);
- Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti;
- Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje;
- Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavanju sa neposrednim pretpostavljenim.
Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkom jeziku najkasnije do 16.12.2018.
Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.