Poslovi.infostud.com koristi kolačiće kako bi vam pružao najbolje korisničko iskustvo. Nastavkom korišćenja sajta smatraćemo da ste saglasni sa korišćenjem kolačića. Saznajte više.

Konkurs je istekao.

Administrativni menadžer - DKTI Bioenergija

Predstavništvo Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammena

Beograd

16.12.2018.

ugovor puno radno vreme dostupno osobama sa invaliditetom

logo_13849

Opis poslova za radno mesto:

ADMINISTRATIVNI MENADŽER – DKTI Bioenergija

Beograd 

Potreban stepen stručne spreme:

  • VII stepen stručne spreme, završen ekonomski, pravni ili filološki fakultet, fakultet organizacionih nauka ili fakultet za menadžment.

Strani jezik:

  • Odlično usmeno i pisano znanje srpskog jezika;
  • Odlično usmeno i pisano znanje engleskog jezika;
  • Dodatno poznavanje nemačkog jezika predstavlja prednost.

Radno iskustvo:

  • Najmanje 2-3 godine na sličnim poslovima;
  • Prednost predstavlja iskustvo u radu sa SAP.

Zaduženja

Lice na ovom radnom mestu odgovorno je za:

  • Neometano poslovanje sekretarijata;
  • Dobar protok informacija;
  • Dnevno operativno izvršavanje svih administrativno-tehničkih poslova prema potrebama pretpostavljenog lica i čitave kancelarije;
  • Odlaganje dokumentacije u skladu sa GIZ-pravilima o odlaganju;
  • Propisno rukovanje projektnom kasom i finansijskim poslovima u projektu;
  • Menadžment ugovora i nabavki u skladu sa internim OuR pravilima.

Poslovi:

Svi navedeni poslovi sprovode se u bliskom dogovoru sa vođom projekta.

Poslovi vezani za projektne aktivnosti:

  • Pružanje podrške u vezi sa monitoringom i evaluacijom napretka projekta;
  • Pružanje podrške prilikom monitoringa implementacije lokalnih donacija za odabrane nevladine organizacie i regionalne agencije za razvoj;
  • Podrška rukovodstvu projekta u praćenju radnih naloga (Arbeitsauftrag) i radnih paketa (Leistungspaket);
  • Podrška u praćenju EU kofinasirajućeg projekta KeepWarm;
  • Podrška rukovodstvu projekta u komunikaciji sa političkim i ostalim partnerima projekta.

Opšti poslovi:

  • Staranje o opštoj komunikaciji unutar kancelarije (prijem, odgovaranje na pozive i prosleđivanje telefonskih poziva, obrada mejlova, pisama i faksova uključujući i obavljanje neophodne korespondencije na osnovu pristiglih upita, ljubazan doček gostiju/posetilaca, koordinacija rada vozača, faksiranje, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, sastavljanje i prosleđivanje raznih dopisa i informacija, po potrebi pisanje zapisnika, ugovaranje sastanaka i vođenje rokovnika pretpostavljenog);
  • Organizacija sastanaka usled dolaska velikih delegacija i blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (obezbeđivanje prevoza, prevodioca i sl.);
  • Podrška pri organizaciji i sprovođenju radionica, seminara, konferencija, studijskih putovanja i drugih manifestacija uz blagovremeno staranje o svim pratećim aktivnostima (iznajmljivanje prostora i hotelskog smeštaja, obezbeđivanje tehničke opreme, prevoza, prevodilaca, cateringa i sl.); 
  • Organizacija putovanja (nabavka avio kartata, hotelski smeštaj i transport u zemlji i inostranstvu, popunjavanje internog formulara za službena putovanja “DRA”, priprema za obračun putnih troškova kod službenih putovanja u zemlji i inostranstvu);
  • Evidencija odsutnosti domaćeg i inostranog osoblja (službena putovanja, godišnji odmor, bolest itd.);
  • Vođenje tabelarnih pregleda o odsustvima stranog i domaćeg osoblja (službena putovanja, godišnji odmori, bolovanja itd.);
  • Ažuriranje raznih tabelarnih pregleda, baza podataka i raznih spiskova;
  • Nabavka vizit-karti, kancelarijskog materijala, kancelarijske opreme i vođenje inventara projektnih dobara;
  • Zavođenje i arhiviranje dokumenata u skladu sa GIZ-ovim sistemom odlaganja (odgovarajuće obeležavanje registratora, odlaganje u DMS-sistemu i sl.);
  • Blagovremeno pripremanje dokumentacije za oslobađanje od PDV-a;
  • Obavljanje manjih usmenih i pisanih prevoda;
  • Priprema prezentacija za seminare, radionice i druge manifestacije, shodno uputstvima;
  • Podrška u komunikaciji i koordinaciji aktivnosti sa ministarstvima, projektnim partnerima, strukovnim udruženjima, relevantnim ekspertima i drugim licima i institucijama;
  • Vođenje gotovinske blagajne i mesečno knjiženje u “cashbook” -programu;
  • Prevod faktura i druge relevantne dokumentacije;
  • Priprema i kontrola relevantne dokumentacije u svrhe procesa knjiženja i plaćanja;
  • Provera izvoda iz banke;
  • Podrška vođi projekta u planiranju novčanih sredstava kao i u monitoringu mesečnog i godišnjeg budžeta projekta na osnovu praćenja SAP-finansijskih izveštaja i FIMO-vrednosti;
  • Priprema potrebnih dokumenata za izradu ugovora o finansiranju i lokalnim donacijama, kao i ugovora sa firmama i lokalnim ekspertima, prikupljanje ponuda;
  • Podrška vođi projekta u praćenju, nadgledanju i dokumentovanju sprovođenja ugovora, kao i obračuna prema GIZ-pravilima;
  • Podrška vođi projekta u kontrolisanju finansijskih izveštaja i dokumentacije za obračun troškova po ugovorima o lokalnim donacijama i ugovorima o finansiranju;
  • Obavljanje administrativnih poslova oko implementacije projektnih aktivnosti;
  • Učestvovanje u izradi PR-aktivnosti i distribuciji materijala za promociju projekta;
  • Provera svih prispelih računa i honorara i dostavljanje računa za plaćanje i ostale prateće dokumentacije odeljenju GIZ-ovog knjigovodstva uz pridržavanje internih pravila (pečat projekta itd.);
  • Priprema, sprovođenje i dokumentacija nabavke do 2.500 € u skladu sa GIZ-pravilima;
  • Obavljanje i drugih naloženih poslova.

Gore opisani poslovi obavljaju se u skladu sa pravilima i propisima GIZ-a. Prema opremi i dokumentaciji se postupa u skladu sa principom savesnog poslovanja. Radna komunikacija odvija se efikasno i u skladu sa funkcijom.

Znanja/stručna osposobljenost:

  • Dobro poznavanje rada na informatičkim i komunikacijskim tehnologijama (odgovarajući softver kao i telefon, faks, e-mejl, internet) kao i sa kompjuterskim aplikacijama (na primer MS-Office);
  • Dobre upravljačke i organizacione sposobnosti;
  • Sopstvena inicijativa i konstruktivno razmišljanje;
  • Dalje usavršavanje u skladu sa potrebama oblasti rada. Odgovarajuće mere se usaglašavanju sa neposrednim pretpostavljenim.

Biografiju i motivaciono pismo treba dostaviti na engleskom ili nemačkom jeziku najkasnije do 16.12.2018.

Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor.

    Konkurs je istekao.

    GIZ

    • Brzakova 20, 11000 Beograd, Srbija
    • PIB: 102513510
    • Matični broj: 29011966
    Više o poslodavcu

    Podelite na društvenim mrežama

    Direktan link do oglasa

    Prijavite problem sa oglasom

    Ukoliko postoji problem sa ovim oglasom (netačne, neažurne informacije ili slično), molimo vas da nam ga prijavite ovim putem.

    Vaš komentar je vidljiv isključivo zaposlenima sajta Poslovi.infostud.com. Ostavljanjem komentara na ovaj konkurs nećete konkurisati na oglas.

    Oglas za posao je sačuvan...

    Da li želite da dobijete podsetnik na email pre nego što vaši sačuvani oglasi isteknu?